ENVIO DE MENSAJES MASIVOS DESDE WORD A CORREO ELECTRONICO

Lo siguiente es tener los datos de los destinatarios y campos para personalizar el email en una hoja de cálculo en Microsoft Excel.

Según he leído se puede hacer con base de datos ..seria mas interesante, pero ahora  para lo que me han pedido se tiene los datos en un en Excel asi que..  , se haria algo como en la imagen.

 

En una actualización le incluiré con base de datos, me parece más interesante , auque conociendo a Microsoft , seguro solo me dejara hacerlo con Access o algo así , ya veré.

Ok sigamos.

Una vez tengamos creado este fichero, lo guardamos. Y nos dirigimos a Microsoft Word, aquí maquetamos el mensaje  , deja campos donde quiera incluir datos que hayas registrado en el Excel  , como un campo para el nombre , o todo el mensaje como lo mencione.

 Una vez tengamos el email escrito, en el menú vamos a “Tools” o “Herramientas” y en el desplegadle hacemos clic en “Combinar correspondencia” o “Mail Merge“( cuestión de idiomas ):

Entonces nos aparece una ventana en el lado derecho de la interfaz de Microsoft Word, con las opciones y pasos que tendremos que seguir , la opción seria algo así como enviar emails masivos y personalizados o correo electrónico, si no aparece la opción es porque tal vez no tengas instalado el Outlook , yo no lo tenia instalado XD .

Clic en siguiente

Luego seleccionamos el documento con el cual trabajaremos  o también las plantillas que vienen instaladas,  no me complique , solo escoge el documento actual

Después, el paso siguiente nos pide el origen de los datos de los destinatario, seleccionamos la opción de buscarlo en nuestro ordenador, “Browse… o examinar “.

Nos aparecerá la siguiente ventana, en la que tendremos que indicar en el “Tipo de Archivo” o “File Type” la opción “All Files (*.*)” para evitar cualquier problema al encontrar el archivo en cuestión y buscar y abrir el archivo que hemos creado, en mi caso:

Y una vez abierto el archivo nos aparece una nueva ventana, en la que tenemos que indicar en qué hoja del libro Excel ,donde  esten los datos que vamos a utilizar, escogen la hoja donde estén los datos , en mi caso hoja1 ,  le dan aceptar o se ponen .

En el siguiente paso puede modificar el mensaje según los campos de su Excel

Están alguna opciones , las que les mencione de poner el nombre en cada mensaje es en Mas elementos , y escogen el campo esto aparecerá  en el documento como una variable <<campo>> que la puede colocar a su gusto 

Una vez introducidos los campos que queramos para personalizar el email . Pasamos al siguiente paso, en el que podremos previsualizar todos y cada uno de los emails que vamos a enviar, e incluso excluir alguno del envío si nos parece necesario .Una vez introducidos los campos que queramos para personalizar el email .

Pasamos al siguiente paso, en el que podremos previsualizar todos y cada uno de los emails que vamos a enviar, e incluso excluir alguno del envío si nos parece necesario

ya tenemos todos los emails personalizados y listos para enviar, que es el siguiente y último paso le damos clic a correo electrónico , y escribimos el asunto . 

Sólo hay que tener en cuenta una cosilla en Microsoft Outlook, predeterminar la cuenta ( con Hotmail , gmail o unmsm )desde la que queremos que se envíen los emails masivos y personalizados.